DOCUMENTOS DEL ELEMENTO 3

 

MANUAL  SGI

ELEMENTO 3 “COMUNICACIÓN”

No Documento: MA-SG-01

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

Grado de revisión: E / 23-NOV-2022

 

 

3.1 Comunicación de Dirección General

 

3.1.1 El Director General mantiene diversos procesos de comunicación interna necesaria para difundir la información relevante de la efectividad del Sistema de Gestión Integrado. Mediante la publicación de los Indicadores, reuniones de trabajo con el personal a su cargo y difusiones periódicas de los indicadores en cuanto a Iniciativas Estratégicas y Operativas.

 

3.1.2 Mensualmente el Comité Directivo revisa los indicadores del Sistema de Gestión Integrado junto con Indicadores operacionales y de las Iniciativas Estratégicas de RQ del periodo ante los representantes de cada área o departamento.

 

3.1.3 El Director General mantiene comunicación interna con todo el personal para difundir la información relevante de la efectividad del Sistema de Gestión Integrado, publicando los Objetivos y avances en las Iniciativas; lo anterior se logra mediante un programa de Pláticas tetramestrales y las juntas mensuales de Comités.

 

3.2 Comunicación de los Departamentos (Direcciones y Gerencias)

 

3.2.1 RQ se asegura que en cada Departamento se definan e implementen procesos para comunicar los objetivos, indicadores y los resultados operativos con el personal, esto, con la finalidad de ayudar a la mejora del desempeño de la organización e involucrar al personal en el logro de las metas establecidas.

 

3.2.2 Las actividades de comunicación comprenden entre otras otros:

 

  • Se cuentan con pizarrones en donde se publican las iniciativas del negocio y sus resultados por periodo.

 

  • Cada gerencia tiene reuniones mensuales con sus departamentos para revisar los resultados del mes próximo anterior.

 

  • En el Comité Operativo se revisa ante Dirección General y Gerentes de departamento, los aspectos relevantes de actividades y programas relacionados a Seguridad, Procesos, Calidad, Salud Ocupacional, y Medio Ambiente

 

  • En el Comité de Recursos Humanos se revisan avances en temas de capacitación, certificación de puestos, comunicación, rotación y entrenamientos, entre otros relevantes para mantener sano el ambiente laboral.

 

  • Se cuentan con reuniones de cambio de turno, donde se tienen “Pláticas de 5 Minutos” donde el supervisor comenta sobre temas relevantes al equipo en turno, así como noticias relevantes de Planta, SSCA y RR.HH, u otros.

 

  • Dirección Comercial cuenta con reuniones periódicas donde se revisan avances y estrategias comerciales con los Gerentes de cada zona.

 

  • Dirección de Tecnología realiza reuniones periódicas donde revisan indicadores, proyectos, prospectos y análisis de muestras, así como avances en los escalamientos de proyectos aprobados por clientes.

 

  • Gerencia de SSSCA y RRHH realiza una junta de resultados mensualmente, donde se revisan indicadores, avances de proyectos y resultados de las actividades de cada departamento.

 

  • Gerencia de Planta realiza una reunión mensual donde revisan indicadores de los departamentos que la integran como Mantenimiento, Compras, Almacenes de Producto Terminado, Materia Prima y Producción.

 

3.3 Comunicación con externos (autoridades y comunidad)

 

3.3.1 RQ cuenta en su Plan de Contingencias con un directorio ES-SE-99 “Directorio de ayuda externa e interna para emergencias” donde se despliegan los principales números telefónicos para apoyos de externos en caso que se requieran, como Protección Civil, Bomberos, Servicios de Primera Respuesta y Hospitales, Seguridad Pública, Servicios de Suministros, Activación COVE-CAMEZPO, etc.

 

3.3.2 Además, se cuenta con la función de Coordinador de Relaciones Públicas (Gerente de SSCA y RR.HH o Gerente de Planta) quienes son los responsables de dar declaraciones a nombre de la empresa, gestionar la solicitud de ayuda externa, entre otras funciones durante una situación de potencial crisis.

 

3.3.3 RQ pone a disposición de la comunidad un código QR como Buzón de Quejas y Sugerencias, en el cual cualquier persona externa puede colocar una queja o comentario formal sobre nuestra empresa, y se le da seguimiento puntual hasta que esta sea resuelta con acciones que sean benéficas para ambas partes.