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MANUAL SGI |
ELEMENTO 16 “MEJORA CONTINUA” |
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No Documento: MA-SG-01 |
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO |
Grado de revisión: C / 09-JUL-2021 |
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16.1 Compromiso con la Mejora Continua
Reacciones Químicas impulsa y promueve la generación de actividades y proyectos relacionados a procesos de Mejora Continua. El Director General junto con el Comité Directivo da puntual importancia a la generación de iniciativas de Mejora que contribuyan con el cumplimiento de los objetivos.
El proceso de Mejora Continua es adoptado como filosofía para mejorar todas las partes del Modelo RQ, los dueños de área junto con sus equipos y el apoyo del Departamento de Mejora Continua en cuanto a metodologías y herramientas, son los responsables de llevar día con día a mantener el Sistema y buscar en todo momento las mejoras de los procesos.
16.2 Proceso de Mejora Continua
A todo el personal se le imparten pláticas y cursos en temas de Mejora Continua, con el enfoque de generar un entorno relacionado a herramientas, prácticas de mejora y fomentar un ambiente de respeto mutuo y confianza.
Se toma como base para realizar el desarrollo de los proyectos el PR-MC-01 “Modelo de Mejora Continua” el cual incluye lo siguiente:
- Generación de PIPs.
- Evaluación.
- Asignación.
- Realización de toma de decisiones.
- Finalización de toma de decisiones.
- Implementación.
- Cierre de Proyecto.
- Presentación y Evaluación.
- Auditorías.
- Reconocimiento y Premiación.
Los pasos 5 y 7 son obligatorios para que el proyecto pueda ser contemplado como oficial y contar para los objetivos del Black book o SDP.
Se definen objetivos por departamento en conjunto con Desarrollo de Capital Humano y los Dueños de Área, de cuantos proyectos se deben cerrar en el año, esto con la intención de perseguir mejoras e impulsando que todos participemos en este proceso.
Se cuenta con diferentes mecanismos para generar proyectos como: Generación de PIPs de manera interna y en Syndags, formación de Synerteams, tareas PA, Proyectos Internos, Análisis de Áreas de Mejora, entre otras que se pueden llegar a utilizar, con esto se busca la participación activa del personal para desarrollar buenas prácticas en sus procesos.
16.3 Presentación y evaluación de proyectos
Se cuenta con espacios, como el POC y las Ferias de Proyectos para que individualmente o en equipo se presenten los proyectos de mejora que se realizaron, así como los beneficios y ahorros de los mismos. Estos espacios se llevan a cabo de forma periódica en la organización.
Todos los proyectos cerrados son evaluados por el Comité de Mejora Continua, dentro de los criterios a evaluar se encuentran: impacto, ahorro, beneficios no tangibles, alcance, entre otros.
16.4 Seguimiento / Auditorías de Mejora Continua
Después de cada cierre de proyecto se realizan auditorias de seguimiento a los proyectos con el objetivo de verificar el seguimiento por parte de los responsables y el cumplimiento y mantenimiento de las metas establecidas. El periodo máximo para el seguimiento y auditorías del proyecto es de un 1 año posterior al cierre.
Periódicamente se presentan resultados al personal en diferentes medios como reuniones, correos electrónicos y comunicados para conocer los avances, además de tomar acciones si son necesarias para el impulso y fortalecimiento de los procesos de Mejora Continua.
16.5 Reconocimientos
Existe un sistema de reconocimientos, los cuales son entregados a los mejores proyectos del año y que hayan cumplido con una serie de requisitos definidos y difundidos a todo el personal, estos reconocimientos se realizan conforme a lo establecido en el PR-MC-01 “Modelo de Mejora Continua”.
El Comité de Mejora Continua es el encargado de evaluar los proyectos y con base en los resultados, el departamento de Mejora Continua entrega los reconocimientos.
Además existe una sección para reconocer la participación activa en la generación e identificación de Puntos Potenciales de Mejora (PIPs).
16.6 Responsabilidad dentro de la Mejora Continua
Todo el personal de Reacciones Químicas: Es responsable de participar activamente en la identificación de PIPs, sesiones de POC, Syndags, actividades de mejora y en los proyectos que ayuden a mejorar sus áreas o en apoyo a otras áreas en caso de ser requerido.
Comité Directivo: Son responsables de impulsar, promover, participar y generar iniciativas de Mejora en todos los departamentos que estén a su cargo así como apoyar a todo el personal en la realización de las mismas.
Dueños de área: Son responsables de ser Líderes de proyectos y apoyar a sus subordinados de liderar proyectos de mejora o impulsar los puntos potenciales de mejora para su implementación. (Personal que le reporta directamente al Director General).
Departamento de Mejora Continua: Son responsables de dar seguimiento a los PIPs generados por el personal, de dar seguimiento a la implementación de los mismos, de apoyar a los líderes de proyecto en caso de que así lo requieran, de facilitar herramientas y metodologías al personal, de generar mecanismos, actividades y proyectos que desarrollen un sistema de transformación de mejores prácticas y de establecer un ambiente de respeto y confianza entre los equipos de trabajo para la obtención de los objetivos definidos dentro de la compañía.
Definiciones.
POC: Por sus siglas, Consejo Participativo Organizacional.
PIP: Punto potencial de mejora, percepción de un proceso o resultado controlable por la organización, que es indeseado, inesperado o ambos.
Black book: Formato definido para documentar los objetivos operacionales e iniciativas estratégicas de los colaboradores. Este formato permite registrar el avance de cada objetivo e iniciativa y poder realizar las revisiones trimestrales y evaluación anual.
SDP: Sistema de desarrollo de personal que sirve para medir, evaluar y analizar el desempeño de los colaboradores en cuanto al logro de los objetivos operacionales e iniciativas estratégicas.
Ferias de Proyectos: Eventos en los que se presentan a la organización de forma voluntaria todos los proyectos cerrados.