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MANUAL SGI |
ELEMENTO 17 “ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES Y SERVICIOS” |
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No Documento: MA-SG-01 |
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO |
Grado de revisión: E / 02-FEB-2023 |
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17.1 PROCESO DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO
17.1.1 Responsabilidades
- El Departamento de Abastecimientos es el responsable de garantizar el suministro de materias primas y servicio de transporte de materia prima y producto terminado
- Departamento de Compras es el responsable del suministro de materiales indirectos, materiales diversos y servicios.
- El proceso de compras y abastecimiento se realiza a través de los proveedores autorizados y siguiendo los lineamientos establecidos en el SGI.
- Tanto los miembros del Departamento de Abastecimientos, así como el Departamento de Compras se comprometen a cumplir los estándares de transparencia e integridad, asegurando los mejores costos y un servicio superior a los clientes internos que aporten competitividad y beneficios a la empresa.
- El Gerente de Abastecimientos y Comprador, son responsables de llevar a cabo y controlar que el proceso de compras cumpla con lo establecido, así como el mantenerlo actualizado y difundido.
- El Gerente de Abastecimientos y Comprador garantizan que todas las compras cuenten con las autorizaciones correspondientes basándose en los procedimientos vigentes.
- Es responsabilidad de todos los usuarios cumplir con lo estipulado en el proceso de compras y dar el seguimiento necesario a sus pendientes a través del Departamento de Compras.
- Toda la información generada durante el proceso de Compras se considera de carácter confidencial.
17.1.2 Información de compras
El Comprador o Líder de Proyecto procurará tener un mínimo de 3 cotizaciones para compras de material diverso fuera de inventario o proyectos de inversión. Los proyectos de inversión o las compras de activo fijo se realizan bajo lo establecido en la PR-CO-08 “Activos Fijos (Custodia, inversión y/o desinversión).”
Con la intención de tener la información más actualizada en cuanto al costo actual de las Materias Primas, se cuenta con un módulo en Epicor llamado “Actualizar Costo Estimado”. El Gerente de Abastecimientos actualiza el módulo de acuerdo a lo declarado en la ES-AB-03 “Costos y tendencias de materia prima”.
Todos los materiales y servicios comprados deben de cumplir con las especificaciones o características solicitadas, así como ser recibidos a tiempo; de lo contrario el área usuaria podrá asignar un área de mejora que el Departamento de Compras y Abastecimientos darán seguimiento a la acción correctiva en el módulo de Áreas de Mejora del Epicor. Como soporte a esto, mensualmente se mide las llegadas de Materia Prima en tiempo y calidad, así como se evalúa el desempeño de los proveedores según se explica más adelante en el elemento.
La forma de definir las condiciones de compra y requerimientos hacia los proveedores de Materia Prima, Materiales Diversos, Materiales Indirectos o Servicios será a través de lo establecido en las órdenes de compra, órdenes de servicio, contratos o convenios de suministro o de prestación de servicios y mediante los “Términos y Condiciones Generales de Compra” los cuales son anexados a las órdenes de compra.
La negociación y firma de un contrato o convenio, se podrá llevar a cabo siempre y cuando Reacciones Químicas lo considere conveniente ya sea para garantizar el suministro de un producto o servicio, asegurar condiciones comerciales preferentes o establecer un compromiso de cumplimiento con el proveedor.Se cuenta con el PR-AB-04 “Administración de contratos/convenios de suministro de bienes, servicios y materia prima” donde se especifica cómo se administran y resguardan los contratos o convenios. El seguimiento al cumplimiento, vigencia y en su caso renovación de los contratos y convenios de compra de materia prima son responsabilidad del Gerente de Abastecimientos.
En caso de una emergencia, la prioridad del Departamento de Compras es apoyar al Comando Gerencial de Emergencia en lo necesario y durante la misma el Comprador se integra al Comité de Emergencia como Coordinador de Abastecimientos, según MA-SE-02 “Plan de contingencias Monterrey”.
17.1.3 Planeación y compra de materia prima, materiales diversos, materiales indirectos y servicios
Para el correcto aprovisionamiento y control de los recursos de la empresa se cuenta con el PR-CM-20 “Control de inventarios de diversos”, PR-AB-08 “Planeación de requerimiento de materia prima” y PR-CM-10 “Elaboración y actualización del catálogo de materiales diversos”.
Todos los bienes y servicios comprados que afectan directamente la calidad del producto son recibidos conforme a nuestros requerimientos establecidos; para el caso de materias primas se cuenta con el PR-CA-04 “Aceptación o rechazo de materia prima recibida” donde se detalla el proceso para inspeccionar para cada materia prima que es recibida, igualmente en el PR-DV-01 “Recepción y entrega de materiales diversos” se detalla el proceso para la recepción de materiales diversos.
Se cuenta con los PR-MP-01 “Recepción de materia prima” y PR-MP-02 “Otras entradas de materias primas” en donde se detalla la forma y requerimientos para recibir las materias primas y las acciones a tomar en caso de desviaciones.
Para asegurar el correcto almacenamiento de las materias primas se cuenta con el PR-MP-08 “Almacenaje de materia prima” donde se especifica la forma y lugares de almacenamiento de las mismas. Así mismo se llevan indicadores por parte del Almacén de Materia Prima donde se analiza el inventario y se fijan acciones para asegurar su correcto manejo. En el mismo sentido el los Analistas de Control de Calidad revisa periódicamente algunas materias primas según el PR-CA-08 “Revisión rutinaria de materia prima”.
Los requerimientos de materiales indirectos, materiales diversos o servicios que no sean de inventario se tramitaran por medio de una requisición u orden de servicio en Epicor debidamente autorizada, para ello se cuenta con el PR-CM-05 “Elaboración de requisición de compra para material diverso fuera de inventario”. Una vez autorizada en Epicor según la ES-CM-02 “Lista de montos autorizados para compras”, se genera la Orden de Compra de acuerdo al PR-CM-06 “Generación de orden de compra”, el cual también considera el uso del MRP para materiales de inventario. Para las compras de emergencia de materiales diversos, indirectos o servicios se cuenta con el PR-CM-14 “Compras de emergencia”.
En caso de que la operación de la Planta esté en riesgo por suministro de materia prima se cuenta con el PR-AB-05 “Autorización preventiva de materia prima”. Los requerimientos de materia prima se tramitarán por medio del PR-AB-10 “Generación de orden de compra de materia prima”
El Gerente de Abastecimientos o Jefe de Almacenes y Embarques cuentan con acceso a reportes en el Epicor de las materias primas utilizadas en Reacciones Químicas, que incluyen detalle de cantidades compradas y existencias.
Los desperdicios y los desechos peligrosos generados son dispuestos de acuerdo a la legislación vigente y de acuerdo al estipulado en el PR-SE-17 “Recibo, almacenaje y disposición de residuos peligrosos”, siendo responsabilidad del Jefe SSCA, el control y registro del mismo.
Se establecen objetivos para el Departamento de Abastecimientos y Departamento de Compras los cuales se miden mensualmente. Los resultados del Departamento de Abastecimientos se revisan en la Junta de Insumos. Los resultados del Departamento de Compras se revisan en la Junta de Resultados Mensual de la Gerencia de Planta con el fin de establecer planes de acción para la mejora. En la junta de insumos se evalúa la efectividad de las funciones del Departamento de Abastecimientos dentro del sistema de prevención de riesgos, algunos de los temas tratados son materias primas excedentes, materias primas en condiciones sub estándar, seguimientos a los costos de las materias primas, materias primas nuevas por adquirir, entre otros. También se analizan condiciones de mercado de diversas materias primas mediante el seguimiento a tendencias de precios, consultas a proveedores y suscripciones a diferentes publicaciones, a fin de garantizar que la empresa tenga costos de insumos competitivos. Toda esta información es analizada y presentada en la junta de insumos por el Gerente de Abastecimientos.
17.1.4 Selección y evaluación de proveedores
Reacciones Químicas promueve y privilegia las relaciones sanas y transparentes con sus proveedores. Se promueven relaciones a largo plazo basadas en estándares de calidad, competitividad y transparencia y siguiendo los principios establecidos en el Código de Ética de la empresa
Todo proveedor ya sea persona física o moral debe de cumplir con todos los requerimientos legales establecidos por las autoridades correspondientes para poder ser considerado como proveedor autorizado de la empresa.
Todo proveedor autorizado tiene que cumplir con los requisitos de información necesaria de acuerdo al PR-AB-01 “Alta o cambio de proveedores” para que se le pueda colocar un pedido o solicitar algún servicio. La autorización de proveedores de servicios bancarios, seguros/fianzas, electricidad, gas natural y agua potable se realiza con el simple hecho de contar con sus servicios.
Adicional a lo establecido para todos los proveedores, los proveedores contratistas deberán de cumplir con lo establecido en este elemento en la sección 17.2 y 17.3 para poder proveer sus servicios.
La selección entre proveedores que surtan la misma materia prima se realiza por el Gerente de Abastecimientos dependiendo de las condiciones de venta de cada uno de ellos salvaguardando los intereses de nuestra empresa.
La selección entre proveedores que surtan el mismo producto o servicios se realiza por el Compradordependiendo de las condiciones de venta de cada uno de ellos salvaguardando los intereses de nuestra empresa.
Los diferentes proveedores autorizados de materia prima son evaluados en su desempeño de acuerdo al PR-AB-03 “Evaluación de desempeño de proveedores”, la evaluación es responsabilidad del Gerente de Abastecimientos y es llevada a cabo mensualmente y reportada en los meses de enero y julio de cada año en la junta de Insumos.
Para brindar seguridad en el suministro de materias primas y continuidad en las operaciones, el Gerente de Abastecimientos procurará tener al menos dos fuentes de proveeduría activos y autorizados. Para la compra de materiales diversos Comprador procurará tener al menos dos fuentes de proveeduría activos y autorizados.
17.2 Selección de contratistas
Para la selección, autorización y clasificación de contratistas se realiza de acuerdo al PR-SE-11 “Control de contratistas” donde se toma en cuenta puntualmente que las habilidades del contratista coincidan con los requerimientos de los trabajos a realizar.
Los requisitos exigidos al contratista para el cumplimiento de prevención de riesgos, son discutidos en reuniones preliminares tomando en cuenta el Reglamento Interno de Trabajo, la Política Integral, la ES-SE-10 “Reglas críticas y generales de seguridad”
Los contratos establecidos con los contratistas, incluyen cláusulas referente a las obligaciones de los contratistas, basadas en los procedimientos y mantenimientos aplicables, planes de respuestas a emergencias, reglas de trabajo generales, así como el sistema de permisos de trabajo peligroso en sitio, igualmente deberán incluir una carta responsiva y en su caso un seguro de responsabilidad civil, fianzas y cualquier otro requerimiento para manejar el riesgo del trabajo a realizar.
17.3 Administración de contratistas
Se establece que el responsable de supervisar los trabajos de los contratistas que realizan trabajos especiales de riesgo en la planta o instalaciones de Reacciones Químicas, según lo definido en el PR-SE-11 “Control de contratistas”, es el responsable del proyecto o modificación según el PR-SE-64 “Administración del cambio y para el caso en donde el trabajo no sea regulado mediante este procedimiento el responsable es el Jefe del departamento solicitante del servicio externo.
Es requisito indispensable que el personal contratista reciba y mantenga vigente el curso de inducción sobre el sistema de prevención de riesgos que incluye, planes de emergencia y los riesgos identificados del trabajo a realizar, mismo que les es impartido previo al inicio del trabajo por el Supervisor de Seguridad o Jefe SSCA como está especificado en el PR-SE-31 “Acceso de proveedores, visitantes y transportistas”
17.4 Administración de inventarios
17.4.1 Responsabilidad del manejo de los inventarios en general.
El Jefe de Almacenes y Embarques tiene la responsabilidad de la custodia y el control físico de los inventarios de materias primas, productos terminados y materiales diversos en los almacenes de Monterrey.
Coordinador de Administración de Ventas a través de los almacenistas de las sucursales tiene la responsabilidad de la custodia y el control físico de los inventarios de las sucursales.
La custodia y el control, incluyendo la disposición final del inventario de residuos peligrosos, es responsabilidad del Jefe SSCA.
17.4.2 Inventarios a consignación
Todos los inventarios a consignación ya sea de materias primas o de producto terminado deben de contar con un convenio firmado entre la empresa y el proveedor o cliente y su autorización corresponde al Director General.
Los inventarios a consignación de materias primas son negociados por el Gerente de Abastecimientos, autorizados por el Director de Desarrollo Estratégico y son controlados por el Jefe de Almacenes y Embarques.
El control del convenio vigente de los inventarios a consignación es responsabilidad del Coordinador de Administración de Ventas en el caso de productos terminados y del Gerente de Abastecimientos en el caso de materias primas.
DEFINICIONES
- Materias primas: cualquier material o sustancia que se transforma durante el proceso de producción para formar parte del producto terminado.
- Materiales indirectos: cualquier material utilizado en el proceso productivo pero que no se puede vincular al producto terminado directamente, por ejemplo:tambores, bolsas filtrantes, tarimas, nitrógeno, diésel, cubetas, etiquetas, totes, aceite térmico, material de empaque, entre otros.
- Materiales diversos: cualquier material consumible y necesario para soportar la operación de los diferentes departamentos, incluyendo equipos de reemplazo o refacciones.
- Servicios: cualquier trabajo realizado para soportar la operación de los diferentes departamentos incluyendo calibración y mantenimiento de equipos de medición y de proceso.Contratistas: cualquier proveedor que ingrese a las instalaciones para realizar algún trabajo asignado dentro de la planta, por ejemplo: proveedores de servicios de limpieza, obra civil o mecánica, mantenimiento a instalaciones y equipo, entre otros.
- Servicio de transporte: transporte de materias primas y productos terminados.
- Compras de emergencia:compra de materiales o servicios realizada fuera del proceso normal de compras para minimizar riesgos inminentes a la seguridad de la planta, personal o la continuidad de las operaciones.