| MANUAL SGI |
ELEMENTO 1 “LIDERAZGO, PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN” |
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| No Documento: MA-SG-01 | SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL | Grado de revisión: H / 17-ABR-2023 | |
1.1 Compromiso de la Dirección.
El Director General tiene el compromiso de proporcionar el apoyo y los recursos necesarios para lograr el desarrollo adecuado del Sistema de Gestión Integrado (SGI) de Reacciones Químicas, mismo que rige la operación de la empresa, estando basado en los sistemas de gestión ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, Responsabilidad Integral (ANIQ), el programa de Auto Gestión de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) y los lineamientos del programa Industria Limpia de la Procuraduría Federal de Protección al ambiente (PROFEPA)
Dentro del Sistema de Gestión Integrado, se establece el cumplimiento de las responsabilidades y de los objetivos operativos de la empresa.
1.2 Alcance del Sistema de Gestión Integrado.
El Sistema de Gestión Integrado cubre el modelo adoptado por Reacciones Químicas con el objetivo de gestionar todas las operaciones y procesos desde el diseño, fabricación y distribución de todos los productos fabricados y comercializados por la empresa, incluyendo aspectos de Calidad, Seguridad, Salud y Calidad Ambiental de los mismos y de sus procesos siendo aplicable en la planta y oficina matriz ubicada en Santa Catarina, Nuevo León, México, y sus sucursales de venta y distribución ubicadas en Edo. de México, México y en la ciudad de Jalisco, México, continuando con su desempeño, satisfaciendo las necesidades y expectativas identificadas por las partes interesadas, asegurando el cumplimiento de los establecido en los requisitos legales aplicables.
La ES-SG-05 "Matriz elemento / normativa" muestra la relación entre todos los elementos del SGI y los sistemas de administración descritos.
1.3 Enfoque a Partes Interesadas
El Director General establece las acciones enfocadas a mantener la confianza y satisfacción de las partes interesadas (definido en la sección ¿A quién servimos? del Plan de Acción de la Misión). Por lo cual se identifican, conocen y se realizan acciones para el cumplimento de las necesidades de cada uno.
1.4 Política Integral.
El Director General define, establece y autoriza la Política Integral de Reacciones Químicas, basado en el propósito y en el Plan de Acción de la Misión de la empresa, así como los valores y fundamentos que la caracterizan, encontrándose la versión actualizada en la página de intranet de RQ
La difusión de la Política Integral se realiza para toda la empresa y Partes Interesadas mediante lonas, cuadros, página de intranet (RQnet), curso de inducción al personal de nuevo ingreso, contratistas, etc.
1.5 Planeación.
El Director General y el Comité Directivo establecen los Objetivos del Negocio basados en el Plan de Acción de la Misión de la Empresa, contemplando las Partes Interesadas, los productos y procesos y la mejora continua e innovación de los mismos, además del cuidado a la salud y medio ambiente.
El proceso de planeación del negocio es un proceso continuo y constante, sin embargo las etapas críticas y de análisis detallado se realizan cada tres años, de este proceso se genera el Plan de Acción de la Misión.
El Plan de Acción de la Misión incluye:
· Propósito: Razón de ser del negocio.
· Quienes somos, a quien servimos y que hacemos: Esto se define como resultado de analizar el mercado, nuestros productos y a nuestros clientes.
· O por amenazas: En este segmento se consideran los posibles efectos que el ambiente y sus cambios tengan sobre nosotros, ya sean factores externos o internos.
· Como vamos a llegar ahí: Sección de la que nacen las Iniciativas Estratégicas del negocio.
· Fundamentos y valores operacionales: Son los principios centrales, los comportamientos y acciones que nos definen como organización.
Una vez generado el plan, se hace una revisión de la estructura organizacional, con la finalidad de alinear los recursos de la organización al cumplimiento del Plan de Acción de la Misión.
Dentro del proceso de planeación se utiliza cualquier herramienta necesaria para revisar los aspectos externos e internos que sean relevantes para Reacciones Químicas, de los cuales se desprenden diferentes proyectos estratégicos.
Como resultado de la planeación se definen también los indicadores y sus objetivos de negocio y las iniciativas estratégicas de la empresa.
Los Indicadores de Negocio tienen como objetivo medir el desempeño de la organización. Existen 4 tipos de Indicadores de Negocio:
· Interfaz con el cliente: Describen resultados o procesos que tienen que ver con nuestros clientes y los servicios que les ofrecemos.
· Transformación: Relacionados a como transformamos las entradas de nuestros procesos a resultados que van al cliente.
· Factores Humanos: Relacionados al personal.
· Factores financieros: Relacionados al dinero, como obtenerlo, utilizarlo y controlarlo.
Los Objetivos del negocio establecen la meta para cada uno de los Indicadores de Negocio para un periodo de tiempo determinado. Los objetivos del negocio deben de ser definidos al menos una vez al año. El cumplimiento de los Objetivos del negocio es responsabilidad del dueño del Indicador.
Las Iniciativas Estratégicas dictan el rumbo de la empresa hacia temas específicos. Cada Iniciativa Estratégica debe de estar asignada a un dueño, contar con un objetivo y una fecha de terminación. El dueño de las Iniciativas Estratégicas debe ser el Director General. Todas las Iniciativas Estratégicas deben de tener al menos un Resultado Clave. Los Resultados clave son metas que nos ayudan a monitorear el cumplimiento del objetivo de la Iniciativa y deben ser definidos en el Blackbook del dueño.
Cada Dirección y Gerencia se alinea a los Objetivos del Negocio desarrollando Iniciativas de Área en conjunto con sus departamentos para la contribución y cumplimiento de los mismos y la mejora de sus procesos.
Los Objetivos del negocio, las Iniciativas Estratégicas y sus Resultados Clave son registrados en el Blackbook Corporativo.
El Líder de Mejora Continua es responsable de recabar la información y hacer la difusión de los resultados del Blackbook Corporativo para su consulta.
1.6 Sistema de Desarrollo de Personal (SDP)
El SDP tiene como objetivo mejorar el desempeño organizacional mediante la alineación de los objetivos organizacionales con los de los colaboradores, definir expectativas claras de desempeño y lograr que los colaboradores desarrollen habilidades y comportamientos que habiliten el mejor desempeño de la organización y la vivencia de los Valores.
Para poderlo lograr se cuenta con tres componentes
· Descripciones de Puesto
· Blackbook
· Plan Integral de Desarrollo
1.6.1 Descripciones de Puesto (DP)
La Descripción de Puesto (DP) tiene como objetivo especificar que se espera de los ocupantes del puesto a través del establecimiento de las principales responsabilidades clave, sus indicadores y entregables.
Las DP del personal Administrativo deberán de ser revisadas al menos una vez al año por el Jefe Directo del puesto y las DP del personal Operativo por lo menos cada 2 años. Las DP de cada área deben de ser autorizadas por el Dueño del área.
Todas las DP deberán de estar asignadas al personal vigente y firmadas física o aceptadas electrónicamente por la persona que cubre el puesto, las DP son resguardadas en la aplicación del SDP.
El proceso para la creación de la DP de un nuevo puesto, nuevo ingreso, modificación de funciones, actualización anual, movimiento interno o cualquier cambio está documentado en el PR-CH-01 "Descripciones de Puesto".
1.6.2 Blackbook
Los Blackbooks tienen como objetivo establecer expectativas claras y medibles de desempeño de un colaborador en su puesto. Cada Blackbook debe contener como mínimo Objetivos Operacionales y puede incluir Iniciativas y Resultados Clave según sea la necesidad del puesto.
Los Objetivos Operacionales, las Iniciativas y Resultados Clave están definidos en el ES-CH-02 "Contenido del Blackbook".
El proceso para la definición, revisión y evaluación de Blackbook está documentado en el PR-CH-02 "Sistema de Desarrollo de Personal".
1.6.3. Plan Integral de Desarrollo
El Plan Integral de Desarrollo (PID) tiene como objetivo definir acciones para trabajar las áreas de oportunidad de las habilidades profesionales y aptitudes de todos los colaboradores.
Todos los empleados administrativos deben contar con su PID basado en las áreas de oportunidad de habilidades profesionales y aptitudes que requiere el puesto. Los PID están disponibles para consulta y seguimiento en la aplicación del SDP.
El contenido del PID está definido en la ES-CH-03 "Plan Integral de Desarrollo". El proceso para la creación del PID está documentado en PR-CH-02 "Sistema de Desarrollo de Personal".
1.6.3.5 Responsabilidades en el proceso de SDP
Líder de Desarrollo de Capital Humano es responsable de administrar y dar seguimiento al SDP.
Es responsabilidad del Jefe Directo que todo su personal tenga definido su Blackbook y Plan Integral de Desarrollo.
Es responsabilidad de los Jefes Directos de Puestos Operativos realizar la actualización de los Blackbooks Operativos.
Todo el personal debe recibir anualmente entrenamiento sobre el SDP. El cual debe presentar los siguientes temas:
· Objetivo del SDP.
· Descripción de Puesto.
· Blackbook.
· Plan Integral de Desarrollo.
1.7 Código de Ética
Se cuenta con un Código de Ética, el cual está difundido, distribuido y publicado en la intranet y el cual es administrado por el Comité de Ética. Los integrantes del Comité tienen como responsabilidad la revisión de las posibles desviaciones al Código y la de extender una recomendación a la Administración de la empresa de la acción a llevar a cabo con el o los involucrados. En caso de existir algún reporte el Comité de Ética se reúne para la revisión de cada caso.
Para el reporte de seguimiento se cuenta con un sistema externo por medio del cual cualquier parte interesada puede reportar de manera telefónica o vía internet la posible falta o desviación al Código.
1.8 Revisión de la Dirección.
La Dirección General en conjunto con el Comité Directivo, realizan revisiones mensualmente al Sistema de Gestión Integrado (SGI) con el fin de asegurar que mantiene su eficacia y la alineación con la estrategia del negocio.
1.8.1 Información de Entrada para revisiones periódicas de la Dirección.
Las revisiones periódicas de la Dirección deben incluir en su agenda al menos los siguientes puntos:
Resultados de auditorías internas y externas.Áreas de mejora (acciones correctivas).Desempeño de productos y procesos.Cambios al Sistema de Gestión Integrado (SGI).Seguimiento a SDP y resultados de Blackbooks por departamento. Solicitud de recursosRevisión de Bluebooks y resultados financieros.Cambios aspectos internos y externos. Retroalimentación de las partes interesadas.Acciones tomadas de riesgos y oportunidades de la operación y los procesos. Recomendaciones de mejora.
1.8.2 Resultados de la Revisión por la Dirección.
Los resultados de la evaluación del Sistema de Gestión Integrado por la Dirección General incluyen las decisiones referentes a:
· Mejoras a la efectividad del sistema.
· Mejora al cumplimiento de requerimiento del cliente.
· Respuesta a la solicitud de recursos.
· Revisión de la Política Integral.
1.9 Cumplimiento Normativo y Legal
Identificación y Evaluación de Requerimientos Legales
La especificación ES-SE-97 "Cumplimiento legal de Seguridad, Salud y Calidad Ambiental" incluye todas las normas aplicables relacionadas a las operaciones, instalaciones y de seguridad en procesos críticos, además establece el calendario del cumplimiento de los requerimientos aplicables.
El responsable de Cumplimiento Normativo es quien mantiene vigente y resguarda toda la documentación y estudios solicitados por la autoridad relacionados a la ES-SE-97 "Cumplimiento legal de Seguridad, Salud y Calidad Ambiental".
Para tener actualizada la Matriz de Cumplimiento Legal, se realiza una revisión mensual de las publicaciones en los Diarios Oficiales, además de contar con servicios externos que emitan alertas de cambios a las diversas normativas, con el fin de llevar a cabo la actualización.
La responsabilidad de la ejecución y resguardo de los registros solicitados por las normas aplicables se señala en la ES-SE-97 "Cumplimiento legal de Seguridad, Salud y Calidad Ambiental".
En el procedimiento PR-CN-01 "Cumplimiento Legal" se describe el proceso para la identificación, evaluación y seguimiento por Ley, Reglamentos de Ley, Normas Oficiales Mexicanas, Normas Técnicas que sean aplicables al alcance de la operación de Reacciones Químicas, así como por rubro o dependencia de gobierno que nos lo solicite.
El cumplimiento contable y fiscal se establece en el Elemento 21 "Control Interno Administrativo".
Todo el cumplimiento que tiene relación con cuestiones de personal se valida a través del Jefe de Recursos Humanos.