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MANUAL SGI |
ELEMENTO 2 “DOCUMENTACIÓN” |
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No Documento: MA-SG-01 |
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO |
Grado de revisión: F / 19-OCT-2022 |
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2.1 Requerimiento General
2.1.1 Reacciones Químicas (RQ) establece y mantiene su Sistema de Gestión Integrado (SGI) según lo refiere el Elemento 1, punto 1.1 “Compromiso de la Dirección”; el SGI es donde se documentan sus procesos y se llevan a cabo evaluaciones constantes para medir la efectividad de los mismos y poder mejorar de manera continua.
2.1.2 Dentro de las operaciones diarias se han identificado las siguientes fuentes relacionados con la generación de documentación:
* Clientes.
* La fabricación, almacenamiento y entrega del producto terminado.
* La compra, almacenamiento y manejo de materias primas.
* La administración y el cuidado de los activos tangibles e intangibles.
* La tecnología y el desarrollo de productos.
* La capacitación y el entrenamiento del Recurso Humano.
* La seguridad y salud del Personal.
* El cuidado del medio ambiente.
* El soporte de los sistemas de gestión.
- 1.3 Para cumplir con la efectividad y mejora de los documentos, es responsabilidad de cada área (dueño de documento), tener toda su documentación actualizada con un máximo dos años de antigüedad; para esto se sigue el procedimiento PR-SG-01 “Control documental”
2.2 Requerimientos Generales de Documentación
2.2.1 RQ cuenta con la siguiente estructura documental:
NIVELES DE DOCUMENTACION.
Seis son los niveles de documentación que se manejan:
Nivel I - Manual del Sistema de Gestión Integrado
Nivel II - Manuales Operativos y Elementos
Nivel III- Procedimientos
Nivel IV - Instrucciones
Nivel V - Especificaciones
Nivel VI – Registros
DESCRIPCIÓN DE LOS NIVELES DE DOCUMENTACIÓN:
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NIVEL |
DOCUMENTO |
CONTENIDO |
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I |
Manual del Sistema de Gestión Integrado “Nos da el por qué y el hacia qué (donde)” |
Este nivel incluye las Directivas Generales de orden relacionado al funcionamiento de RQ en cuanto al Propósito y ¿Que hacemos?, así como el fundamento del cumplimiento general de los Sistemas de Administración a los cuales se suscribe RQ, como La Política Integral de RQ. Igualmente establece los compromisos hacia la calidad de los productos y procesos, a la seguridad de todo el recurso humano y patrimonial de los bienes de la empresa, en el cuidado del medio ambiente y en los procesos críticos con enfoque al cliente, y la comunidad. |
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II |
Elemento (MA-SGI) |
Son las 21 partes del SGI que describen la estructura en la que se basa el modelo del SGI del Nivel I, e incluye las responsabilidades y enlaza los procedimientos, políticas y especificaciones a seguir en el desarrollo de los procesos internos. |
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Manual Operativo “Conjunto de procedimientos, instrucciones” |
Son los Manuales específicos de uso por el personal donde se describen de forma detallada procesos y actividades específicas. Conjunta los documentos (Nivel III, IV, V y VI) necesarios para llevar operaciones relacionadas. El uso común es en Capacitación y Entrenamiento. |
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III |
Procedimientos (Quién hace qué y cuándo) |
Principio que se impone o se adopta para dirigir la correcta realización de una acción o el desarrollo general de una actividad o proceso. Es un conjunto de acciones secuenciales para realizar actividades de un proceso donde se establecen el alcance, el que se hace, en qué orden se hace, el cómo se hace y quien lo hace, (¿Quién hace qué y cuándo?) de un proceso en el SGI. |
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IV |
Instrucciones (Qué se hace y cómo se hace) |
Define específicamente y paso por paso cómo realizar una actividad dentro de un proceso, estableciendo el orden de hacer las acciones y como se deben hacer. Ejemplos: Técnicas de Análisis (TARQ) Procedimientos de Calibración (PCAL) Operación de la PTAR |
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V |
Especificaciones “Qué tengo que lograr” “A dónde tengo que llegar” |
Establece los requisitos a cumplir u obtener en la adquisición de un bien o tarea a realizar. Definen las listas de consulta para diferentes actividades. |
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VI |
Registros “Resultados Obtenidos en los Procesos” |
Da una estructura a la información que es necesario recabar durante los procesos. Un formato al ser llenado se convierte en un registro. |
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2.3 Manual del Sistema de Gestión Integrado
2.3.1 Reacciones Químicas cuenta con el Manual de su Sistema de Gestión Integrado (SGI), el cual contiene y describe todo lo aplicable a nuestra organización y está dividido en Elementos mismos que están basados en lo establecido en el punto 2.1 “Requerimientos Generales” anterior.
2.3.2 Reacciones Químicas No cuenta con procesos especiales que requieran la No Aplicación de un requisito identificado dentro de los sistemas a los cuales se ha suscrito.
2.4 Control de Documentos
2.4.1 Reacciones Químicas lleva el control de su Sistema de Gestión Integrado (SGI) en el intranet de la empresa en la llamada RQnet, al cual tiene acceso todo el personal interno.
2.4.2 Reacciones Químicas cuenta con el procedimiento PR-SG-01 “Control documental” para el control de todos los documentos, el cual incluye:
- La manera de aprobación y revisar documentos antes de su emisión.
- El proceso de revisión y actualización de los documentos en periodos definidos o cuando sea necesario.
- Asegurar el histórico de cambios y mostrar la versión vigente.
- Mantener la disponibilidad de los documentos controlados vigentes.
- Define el proceso tanto para documentos y registros internos y externos, que sean necesarios para la planificación y/o operación del sistema de gestión integral.
- Previene el uso mal intencionado de los mismos.
- Incluye los requerimientos acordados con clientes y los referentes a regulaciones o códigos aplicables de así haberlo definido, mismos que estarían disponibles de la misma forma.
- Para los registros externos el control es responsabilidad del Gerente de área correspondiente.
2.5 Control de Registros
2.5.1 Reacciones Químicas, conserva, indexa, identifica, almacena y archiva los registros que se generan derivado del funcionamiento del Sistema de Gestión Integral (SGI), de acuerdo al PR-SG-01 “Control documental”. Estos registros son mantenidos para proporcionar evidencia del cumplimiento de lo establecido en el presente Elemento.
2.5.2 Los registros generados son legibles, accesibles y están disponibles para el personal interno, a excepción de los registros confidenciales son todos los relacionados con la información de fabricación del producto, las fórmulas, el costeo, las ordenes de fabricación (OT’s), instrucciones especiales de fabricación, facturas emitidas a clientes, papelería de los clientes, etc.)
2.5.3 Los registros se mantienen almacenados y conservados por cada departamento que los genera previniendo su deterioro o pérdida durante los periodos de retención definidos en FR-SG-04 "Lista de control de registros de calidad", la cual es mantenida por el Ingeniero de SGI con previa autorización del dueño de la información.
2.5.4 En caso de que algún cliente o ente externos lo requieran, los registros NO CONFIDENCIALES pudieran estar a su disposición.
