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MANUAL SGI |
ELEMENTO 21 “CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO” |
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No Documento: MA-SG-01 |
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO |
Grado de revisión: C / 30-SEP-2021 |
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El Director General o el Consejo de la empresa tiene la facultad de delegar el poder de representación de la empresa según sea la necesidad especifica de cada caso. Es responsabilidad del Director General tener una lista con los nombres de las personas que ostentan la representación legal de la empresa. Esta lista debe ser actualizada cada vez que se revoque u otorgue un poder de representación o por lo menos una vez al año. Las actas respectivas a todos los poderes deben ser controladas por el Director General.
2. ADMINISTRACIÓN DE RIESGO
2.1 General
El Tesorero es el responsable de la negociación de la póliza y trámite de los pagos en tiempo y forma de todos los seguros de la empresa. El Director General y el Director de Desarrollo Estratégico son responsables de solicitar seguros y aprobar que las coberturas sean lo adecuado para la empresa.
3. CONTABILIDAD GENERAL
3.1 General
Todas las transacciones económicas generadas durante los periodos contables deberán estar relacionadas con el objeto social de la compañía además de ser operaciones licitas mismas que deberán ser registradas contablemente en el sistema interno de la compañía EPICOR. El Contralor es el responsable de asegurar que las transacciones de la empresa cuenten con los requisitos antes establecidos, sean debidamente registradas en tiempo y de proporcionar reportes para fines de tomar las decisiones correctas. Los registros contables y la información financiera deberán de cumplir con las Normas de Información Financiera (NIF´s) así como con las Leyes y Reglamentos aplicables vigentes en el momento del registro contable.
3.2 Periodos contables
Los periodos contables están clasificados en dos tipos mensual y anual. El periodo mensual está basado en el calendario natural de acuerdo con cada mes del año iniciando el primer día del mes y terminando el último día del mes calendario. El periodo anual está basado en el calendario natural de cada año e inicia el primer día de enero y finaliza el último día de diciembre del año.
3.3 Reservas contables
Es responsabilidad del Contralor administrar las reservas contables de la empresa. Todas las reservas deben de contar con la autorización del Director General y el Director de Desarrollo Estratégico.
3.3.1 Reserva de cartera
Es responsabilidad del Encargado de Crédito y Cobranza proponer la reserva de cartera según ES-CC-02 “Porcentaje de asignación para la reserva de cuentas incobrables" al Comité de Crédito. El Director General y el Director de Desarrollo Estratégico deberán autorizar cualquier movimiento a la reserva.
3.3.2 Reserva de inventario
La creación de la reserva para inventario de obsoletos es responsabilidad del Contralor la cual es calculada considerando: antigüedad, caducidad, rotación y la calidad de todos los materiales llevados en inventario. El cálculo de la reserva de inventarios se realiza al menos una vez al año en diciembre. La decisión de llevarla a libros es del Director General y Director de Desarrollo Estratégico a propuesta del Contralor.
3.4 Auditoría Interna Financiera
Es responsabilidad del Contralor realizar en el mes de abril el plan anual de auditoría interna financiera, el cual debe ser autorizado por el Director General.
El plan anual de auditoría interna financiera deberá contener lo siguiente:
- Áreas a revisar durante el año.
- Procedimientos y procesos a auditar.
- Fechas compromiso de entrega de resultados y observaciones.
Para la realización de la auditoria se seguirá lo establecido en el FR-CO-20, “Auditoria Área de Nóminas”, FR-CO-21 “Auditoria Área de Proveedores”, FR-CO-18, “Auditoria Área de Tesorería” y FR-CO-19, “Auditoria Área Cuentas por Cobrar”.
Los entregables de la auditoría realizada son los siguientes:
- Reporte de hallazgos.
- Ajustes de auditoria interna financiera (asientos contables).
Los entregables de la auditoría interna financiera son revisados con los dueños de cada una de las áreas, posterior a esto son comunicados al Director General.
El Contralor documenta los hallazgos según el PR-SG-07 “Áreas de mejora (acciones correctivas)”.
En el caso que dentro del plan de auditoría se vaya a dar seguimiento a áreas de mejora que hayan quedado abiertas, estas se deberán reflejar dentro del mismo plan.
La fecha en la que el contralor deberá presentar su informe a dirección general será a más tardar el 30 de noviembre del ejercicio en curso.
3.5 Procedimientos cierre anual
El Contralor es responsable de realizar el cierre anual de acuerdo a la Especificación ES-CO-11 “Procesos de cierre anual”.
4. VENTAS
4.1 Facturación y registro contable
Todo material o equipo que salga de las instalaciones para una venta debe contar con una factura de venta a nombre de la empresa cumpliendo con la información requerida por el SAT y debe ser registrado en EPICOR según su proceso correspondiente.
4.1.1 Ventas a clientes
Todo material, equipo, materia prima, o producto terminado que sea vendido debe de contar con factura o remisión a través del sistema EPICOR.
Es responsabilidad de las áreas de Administración de Ventas de las Sucursales México y Guadalajara, así como la de la Matriz en Monterrey asegurar que todo el material, equipo, materia prima o producto terminado que sea vendido cumpla con lo establecido. Por ningún motivo se podrá sacar ningún material, equipo, materia prima o producto terminado con fines de venta sin haber contar con remisión o factura.
Es responsabilidad del Director Comercial asegurar que todo material que salga vía remisión sea facturado en la fecha que se haya embarcado así mismo que los datos de facturación sean los correctos.
La cancelación de facturas es realizada por Encargado de Crédito y Cobranza tras la solicitud de Dirección Comercial con su debida fundamentación.
Las notas de crédito o cargo son emitidas por el Encargado de Crédito y Cobranza tras una solicitud de la Dirección Comercial debidamente soportada.
Las solicitudes de retorno de material (RMA) son aplicadas por el Encargado de Crédito y Cobranza tras una solicitud de la Dirección Comercial siguiendo el PR-AV-02 “Devolución de producto terminado” y confirmación de la recepción del material por alguno de los almacenes de la empresa.
4.1.2 Otras ventas
La venta de equipo u otros materiales que no son parte central de negocio debe ser autorizada por el Director de Desarrollo Estratégico. La facturación de estas ventas es responsabilidad del Contralor, quien debe asegurarse que el precio, unidad, cantidad y descripción sea correcta. Además, se debe asegurar que la baja del activo sea registrada en caso de ser necesario.
4.2 Identificación y aplicación de pagos
El Tesorero es responsable de definir a que cuentas bancarias debe depositar el “cliente” o la entidad que realiza un pago. Los clientes que pagan en pesos se le asignará una cuenta CLABE única para realizar los pagos de las facturas. Los Clientes que paguen en pesos y que no acepten realizar el pago en este tipo de cuenta, le será asignada otra cuenta según las nuestras necesidades. Los demás clientes se les deberá asignar una cuenta basada en la moneda de pago para asegurar la más pronta identificación.
4.2.1 Pagos por clientes
Los ingresos de efectivo por concepto de cobranza basados en el pago de una factura por un cliente deben de ser identificados por el Administrador de Ventas correspondiente a su zona con soporte de Tesorería a más tardar un día hábil después de su realización.
Cada uno de estos pagos deben de ser asignados a un solo cliente y por lo menos a una factura. Si no es posible identificar el ingreso este pago se debe considerar como un anticipo de cliente. Es responsabilidad del Administrador de Ventas correspondiente identificar aquellos depósitos que estén registrados como anticipo y llevar su control correspondiente para su posterior asignación a la factura correspondiente.
La identificación del ingreso debe de seguir el PR-TE-06 “Identificación y aplicación de ingresos” en la sección de Aplicación de Ingresos.
4.2.2 Otros ingresos
Los ingresos de efectivo basados en el pago de una factura por la venta de equipo u otro material deben de ser identificados por Administración de Fondos con soporte del Contralor a más tardar un día hábil después de su realización.
La determinación de la cuenta contable a que se debe aplicar es responsabilidad del Contralor. La identificación del ingreso debe de seguir el PR-TE-06 “Identificación y aplicación de ingresos” en la sección de Aplicación de Otros Ingresos.
4.2.3 Devolución de ingreso
En el caso de que un cliente solicite una devolución de dinero por algún error de su parte, esta debe ser autorizada por el Director de Desarrollo Estratégico. En caso de que un cheque haya rebotado y haya sido registrado en Epicor, se deberá seguir el PR-TE-09 “Cheque devuelto de cliente”.
5. ADMINISTRACIÓN DE COSTO
5.1. Órdenes de compra
En el proceso de creación de una orden de compra serán bloqueadas al haber una variación ±5% en la moneda de la orden contra el promedio de las compras anteriores. Es responsabilidad del puesto de Activo Fijo y Control de Costo revisar que la información de la orden de compra sea correcta, en su caso, corregir la orden de compra y liberarla si es aceptable.
5.2 Costeo de lotes
En el proceso liberación de lote al existir una variación ±5% entre el costo promedio del lote o se produzcan más kilos de los ingresados o menos kilos de la merma aceptada el lote de producción se bloqueará. Es responsabilidad del puesto de Activo Fijo y Control de Costo revisar que la información del lote sea correcta, en su caso, corregir la información del lote y liberarla si es aceptable.
5.3 Administración de inventarios
5.3.1 Generales
La responsabilidad de la administración de los inventarios esta especificada en el Elemento 17 “Administración de materiales y servicios”.
5.3.2 Conteos cíclicos
La toma de inventarios cíclicos y su periodicidad es responsabilidad del Contralor y Jefe de Almacenes y Embarques, y se realiza de acuerdo con lo establecido en el PR-CO-06“Inventario cíclico”.
Es responsabilidad del contador de Activo Fijo y Control de Costos realizar un conteo físico aleatorio de cada almacén por lo menos una vez al mes y reportarlo al Contralor y Jefe de Almacenes y Embarques con los ajustes resultantes en caso de haber.
5.3.3 Inventario físico
La comprobación de la existencia física de los inventarios es responsabilidad del Contralor y se deberá llevar a cabo una vez al año de acuerdo con el PR-CO-07 “Inventario físico anual”.
5.3.4 Ajustes de inventario
Los ajustes a los inventarios de materias primas y productos terminados son autorizados según la ES-PG-03 “Limites de ajuste de inventario cíclico y anual” y reportados mensualmente al Gerente de Planta y Jefe de Almacenes y Embarques.
El reporte de las variaciones encontradas en los inventarios cíclicos y en el inventario anual es responsabilidad del Contralor y del Jefe de Almacenes y Embarques, así como asegurar que los datos en el sistema de control de inventarios sean reales.
Los ajustes por realizar derivado de las diferencias encontradas en las tomas de inventarios deben de ser autorizados según la ES-PG-03 “Limites de ajuste de inventario cíclico y anual” y alimentados al sistema de Costos o Activo Fijo.
6. CICLO DE COMPRAS Y OTROS EGRESOS DE EFECTIVO
6.1 Autorización de compras
Todas las compras de la empresa deben de contar con una orden de compra según lo establecido en el Elemento 17 “Administración de materiales y servicios”. La orden de compra debe estar autorizada en el EPICOR antes de realizar un pedido o solicitar un servicio.
6.1.1 Materia prima
Las órdenes de compra de materia prima usadas en la manufactura de producto terminado serán ingresadas por el personal de Departamento de Compras y no necesitan autorización.
6.1.2 Requisiciones
Las requisiciones de materiales y equipo y las ordenes de servicio deben de seguir el proceso de autorización establecido en el EPICOR , considerando los niveles de autorización que se contemplan en la ES-CM-02 “Lista de montos autorizados para compras”.
6.2 Proceso de registro y liberación para pagos
La autorización primaria de la liberación de facturas para pago es responsabilidad del Contralor a través del personal de Contraloría y deben cumplir con la ES-CO-02 “Requisitos para facturas expedidas a nombre de Reacciones Químicas” y con lo establecido en la ES-CO-01 “Requerimiento de documentación para egresos”.
6.2.1 Materia prima
Cuentas por Pagar es responsable verificar que la las órdenes de compra, facturas y entradas sean correctas y congruentes entre si y una vez confirmada que la información este correcta de realizar el registro del pasivo (factura) en EPICOR.
6.2.2 Equipos y consumibles
Contador General es responsable verificar que la las órdenes de compra, facturas y entradas sean correctas y congruentes entre sí. Para servicios Una vez confirmado esto Contador General deberá registrar el pasivo en EPICOR para proceder al pago.
6.2.3 Servicios
Contador General es responsable verificar que la las órdenes de compra y facturas y sean correctas y congruentes entre sí. Las facturas deben estar autorizadas según la ES-TE-08 “Límite de autorización de pagos” o contar con un comprobante de la realización del servicio. Una vez firmado la factura, Contador General deberá registrar el pasivo en EPICOR para proceder al pago.
6.3 Autorización de pagos
Todos los egresos deben de seguir el PR-TE-02 “Pagos” y deben ser autorizados por el Director de Desarrollo Estratégico, Director General o Gerente de Sucursal según sea el caso. En circunstancias especiales el poder de la autorización podrá ser delegado al Gerente de Planta o el Contralor.
La papelería necesaria para llevar a cabo un pago a tercero es establecida por el Contralor según la ES-CO-01 “Requerimiento de documentación para egresos”. La autorización para liberación de un pago que no cumpla con lo especificado es responsabilidad del Contralor.
El Director de Desarrollo Estratégico al menos una vez a la semana debe de mandar el listado de pagos autorizados al Tesorero.
6.3.1 Cuentas por pagar
El Director de Desarrollo Estratégico autoriza para pagos todos los pasivos según los criterios del Gerente para administrar el flujo de efectivo de la empresa y cumplir con los compromisos con los proveedores. Esta autorización se hace en EPICOR.
6.3.2 Misceláneos
Se consideran gastos misceláneos los anticipos a proveedores, nominas normales y extraordinarias, reembolsos de gastos a personal empleado o a los fondos de operación, cheques o cualquier otro que no se maneje con una orden de servicio o requisición. Los gastos misceláneos deben ser autorizados en Epicor según la ES-TE-08 “Límite de autorización de pagos”.
6.3.3 Nomina
Además de la autorización como gasto misceláneo, todos los egresos para pagar el sueldos o salarios de un trabajador deben de ser autorizados por el Jefe de Recursos Humanos y Contralor, mediante el FR-TE-12 “Solicitud de pago de nómina”.
6.3.4 Gastos de viaje y otros reembolsos
Las transacciones realizadas por los empleados, en nombre de la compañía, deberán estar debidamente comprobadas y autorizadas, a través de facturas y formatos establecidos por la compañía. El personal que no cumpla con el punto anterior reconoce el monto de la transacción como deuda con la compañía y podrá ser descontado de la nómina.
6.3.5 Gasto de sucursales
Los gastos en las sucursales son responsabilidad de los Gerentes de las Sucursales. La autorización de estos gastos se da mediante la firma de los cheques girados o mediante la autorización de las requisiciones u ordenes de servicio. Todos los gastos de las sucursales deben de ser vía requisiciones u ordenes de servicio, solo en el caso que sea mayor a $1,500 pesos, urgente y de contado o cuando sea una reposición de caja chica el pago debe hacerse vía cheque. Los Administradores de Ventas de las sucursales deben de seguir la IN-TE-05 “Elaboración de cheques” cuando elaboren cheques para tener el control adecuado del proceso.
6.3.6 Impuestos
Todos los egresos para el pago de impuestos deben de ser autorizados por Contralor y el Director de Desarrollo Estratégico.
6.3.7 Pagos de Emergencia
Son aquellos que se realizan fuera del ciclo de pagos definido por el departamento de Tesoreria, para mantener la continuidad del negocio así como evitar gastos adicionales por la prestación de un servicio o entrega de un bien o producto.
De manera enunciativa, más no limitativa se consideran pagos de emergencia los siguientes:
- Anticipos de Impuestos aduanales que no puedan ser cargados a la cuenta bancaria para operaciones aduaneras.
- Pagos a proveedores de materias primas, que no sea posible esperar a realizar el pago dentro del ciclo de pagos de Tesoreria, ya que por la naturaleza de la materia prima, tiempos de traslado o escasez en mercado, se podría en riesgo la continuidad de operación de la planta.
- Pagos a proveedores que sean requeridos, para garantizar él envió de producto o prestación de servicios que puedan afectar la operación de la planta.
- Pagos a proveedores que de no realizar el pago en su fecha de vencimiento puedan generar cargos como intereses moratorios o el corte del suministro del servicio o coberturas; en esta categoría se encuentran todos los servicios públicos (agua, luz, gas, teléfono, internet); arrendamientos, impuestos, pagos de derechos, créditos bancarios, tarjetas de crédito y pólizas de seguro.
- El pago de Nóminas fuera de los periodos establecidos para realizar pago, solo será aceptado si un pago es requerido por un error administrativo por parte del departamento de Recursos Humanos; en los casos en que algún concepto de pago extraordinario se deba a un retraso en la entrega de incidencias por parte del supervisor al departamento de Recursos Humanos, su pago se programará con la siguiente fecha de pago de nómina.
- Cualquier pago relacionado a la salud de un trabajador que deba realizarse para garantizar la adecuada atención médica cuando por su naturaleza no pueda ser atendida por el médico de la planta o el IMSS.
- Anticipos de gastos de viaje, solo serán pagados si son requeridos por peticiones urgentes de clientes o por algún evento extraordinario y que no pudo ser planeado con anticipación
El Director General, el Director de Desarrollo Estratégico o el Gerente de Planta pueden autorizar estos pagos mediante correo electrónico o forma verbal sin tener que cumplir el proceso normal de pagos. Una vez normalizada la situación todos los pagos deben de meterse en el proceso normal de pago.
- Gasolina para vehículos utilitarios.
La administración del suministro de fondos para gasolina está regida por el PR-TE-13 “Administración de consumo de combustible”.
6.4 Pagos
La definición de la programación de egresos es responsabilidad de Tesorero, quien definirá los días para realizar los pagos, teniendo en cuenta el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la empresa. El Tesorero debe asegurarse que las cuentas de los proveedores están correctas y para esto seguirá el PR-TE-12 “Alta / modificación de cuenta bancaria de proveedor”.
6.5 Complemento de pagos
Todos los pagos realizados a proveedores deben de contar con un complemento de pago según los requerimientos de las autoridades. En caso de no recibir los complementos de pagos 10 días naturales después del mes posterior no se le podrán realizar pagos hasta no contar con todos los comprobantes.
7. FINANCIAMIENTO Y RELACIÓN CON BANCOS
7.1 Préstamos bancarios
Es responsabilidad del Director de Desarrollo Estratégico el realizar un pronóstico de flujo de efectivo del mes de acuerdo al PR-TE-14 "Pronóstico de flujo de efectivo", basado en el pronóstico de ventas y considerando las fluctuaciones del capital de trabajo, las inversiones en activos, pagos de pasivos, intereses, etc.
La definición del tipo de línea de crédito y la selección de la institución financiera es responsabilidad del Director General a sugerencia del Tesorero y Director de Desarrollo Estratégico.
Se debe seguir el PR-TE-11“Préstamos bancarios” para la renovación, cancelación y solicitud de líneas de crédito. La firma de los documentos necesarios para obtener fondos prestados es responsabilidad del Director General. Para el caso de que la línea de crédito se opere por vía electrónica la autorización interna debe de ser por escrito a solicitud del Tesorero al Director General en el FR-TE-03 “Autorización interna para créditos en línea”.
Es responsabilidad del Tesorero el tener vigentes las líneas de crédito necesarias para garantizar la operación de la Empresa.
7.2 Estructura bancaria
7.2.1 Apertura, Modificación y Cancelación de Cuentas Bancarias
La decisión y el proceso de abrir, modificar o cancelar una cuenta bancaria o solicitar y cancelar un servicio es responsabilidad del Tesorero y deberá avisar por escrito al Director General y al Director de Desarrollo Estratégico, exponiendo las razones por los cuales se llevará a cabo esta acción y deberá de seguir el PR-TE-01 “Aperturas / modificación/ cancelaciones de cuentas bancarias”.
Los motivos principales para la apertura de una cuenta bancaria para la empresa son:
- Para lograr una mejor recuperación de la cartera de clientes facilitando la operación de estos.
- Si como consecuencia de la apertura de una línea de crédito con un banco se nos exige abrir una cuenta.
- Para mejorar las condiciones de servicio o costo comparativamente con otro banco.
Toda apertura, modificación o cancelación de una cuenta bancaria o de un servicio debe de ser autorizada por escrito, por el Director General, estando por implícito el consentimiento al firmar el contrato de la cuenta.
Es responsabilidad del Tesorero, que derivado de la baja de personal con facultades para realizar movimientos bancarios indicados en la ES-TE-02 “Facultades para movimientos en cuentas bancarias”, solicitar la baja como firmante y la cancelación de llave para operaciones en banca electrónica en cada una de las instituciones bancarias con que se trabaje y una vez que el puesto haya sido ocupado de nueva cuenta, solicitar el alta como firmante y operador de llave electrónica.
El Tesorero es responsable de mantener un archivo de cada una de las cuentas bancarias activas de la empresa y tener actualizada la información respectiva en cuanto a: costos relacionados con la misma cuenta y las firmas autorizadas. Además, el Tesorero deberá mantener el archivo correspondiente de una cuenta cancelada por un periodo de 5 años.
7.2.2 Uso y Administración de Cuentas Bancarias
Toda cuenta bancaria debe de tener definido su uso, en el que se establecen las restricciones y el tipo de movimientos permitidos. La definición del uso de la cuenta es responsabilidad del Tesorero y la autorización por escrito de este, es responsabilidad del Director de Desarrollo Estratégico y el Director General, según el PR-TE-01“Aperturas / modificación / cancelaciones de cuentas bancarias”.
Es responsabilidad del Tesorero tener a la mano un listado actualizado de todas las cuentas activas, indicando su uso y los puestos que pueden autorizar movimientos según el PR-TE-07 “Administración de cuentas bancarias”. La asignación de las llaves para los pagos electrónicos depende del puesto designado según la ES-TE-02 “Facultades para movimientos en cuentas bancarias”. La llave es personal y solo debe ser usada por el usuario designado para ello. En caso de existir una excepción se deberá de tener registro por escrito en el archivo de la cuenta.
Todo egreso de fondos, menos los de las cuentas de operación de sucursal, deben de ser autorizado por al menos dos personas. Los puestos que pueden autorizar movimientos bancarios están descritos en la ES-TE-02 “Facultades para movimientos en cuentas bancarias”. Para realizar algún movimiento en las cuentas bancarias de la empresa se establecen el PR-TE-02 “Pagos”.
Es responsabilidad del Tesorero el contar con la información al día en cuanto a toda a la situación particular de cada cuenta bancaria y lo debe de reportar diariamente al el Director de Desarrollo Estratégico y al Director General. Estas conciliaciones bancarias se deben de realizar según el PR-TE-08 “Conciliaciones bancarias”.
El resguardo de valores como cheques, efectivo, etc. es responsabilidad del Tesorero, así como el control de las chequeras de las cuentas bancarias. Las únicas chequeras que no están bajo responsabilidad del Tesorero son las cuentas de sucursales y los responsables de estas son los Gerentes de Sucursal.
Es responsabilidad del Tesorero al final del año mandar a confirmar los saldos bancarios de cada una de las cuentas de la compañía.
8. ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO
8.1 Manejo de fondos excedentes
Los fondos excedentes de Tesorería se deben de invertir solo en mesas de dinero de instituciones financieras catalogadas “A mex” o superior. Dicha calificación será revisada por el Tesorero al menos una vez al año, según el reporte de Instituciones Financieras emitido por Fitch Mexico.
Se podrá invertir otros tipos de instrumentos siempre y cuando sea autorizado por escrito por el Director General y Director de Desarrollo Estratégico. Es responsabilidad del Director General la autorización de los contratos de cuentas de inversión. El hecho de contar con un contrato de inversión en alguna institución financiera no autoriza a realizar inversiones sin previa autorización. La responsabilidad de llevar a cabo una inversión es del Tesorero y debe seguir el PR-TE-10 “Manejo de saldos excedentes de tesorería”.
Todas las inversiones deben de cumplir con lo establecido en este punto del Elemento y siempre buscando el óptimo rendimiento para la Empresa.
8.2 Fondos de operación diaria
La autorización de los fondos de operación diaria es conjunta entre el dueño de Área y el Director de Desarrollo Estratégico, o el Director General en su caso. Existen 2 tipos de fondos de operación diaria:
- Fondo de caja chica.
- Fondo de gastos de viaje.
Los fondos de operación diaria de gastos de viaje se crean a solicitud del dueño de área involucrado, teniendo que existir una real necesidad de tener establecido dicho fondo. Los fondos de caja chica se establecen y administran según el PR-TE-05 “Administración del fondo de caja chica”. Los fondos de gastos de viaje se establecen y administran según el PR-CO-04 “Fondo fijo para gastos”. El monto del fondo de operación diaria es establecido por el Contralor según la necesidad mostrada.
Es responsabilidad del Contralor determinar la papelería necesaria para hacer la reposición del fondo, basado en los requerimientos fiscales.
9. CONTRATOS
9.1 Acuerdos con terceras personas
Todos los acuerdos con terceras personas físicas o morales donde se involucre el compromiso legal de la empresa de largo plazo (mayor a seis meses) como:
- Suministro de materias primas, materiales o servicios.
- Venta de productos propios o maquilados.
- Instalaciones y construcciones mayores (incluye ingeniería).
- Transferencia o desarrollo de tecnología.
- Distribución o representación.
- Compra, asociación o convenios de desarrollo con otras empresas.
- Venta o arrendamiento de bienes muebles e inmuebles.
- Financieros, bancarios.
- Servicios de consultoría, de informática.
- Autoridades ambientales, de salud, del trabajo y otras.
Deberán de ser revisados por el Gerente involucrado con revisión posterior del Director de Desarrollo Estratégico y el Director General de forma conjunta y a su entender podrán apoyarse en un experto legal. Todos los contratos, convenios o arreglos deberán de ser inicializados por las personas que realizaron la revisión y la firma del contrato la llevará a cabo ya sea el Director de Desarrollo Estratégico o el Director General de la empresa.
9.2 Contratos de trabajo
Los contratos de trabajo individual o colectivo deben de ser firmados en representación de la empresa por el Jefe de Recurso Humanos, el Director de Desarrollo Estratégico o el Director General.
10. OTROS
10.1 Mensajería
La administración de las solicitudes de mensajería debe de seguir el PR-TE-04 “Mensajería”.
10.2 Tarjetas de Crédito
10.2.1 Otorgamiento de tarjeta de crédito corporativa
La autorización de la tarjeta de crédito corporativa se realiza según PR-TE-18 “Autorización y uso de tarjeta corporativa”. Toda persona que tenga una tarjeta corporativa deberá de tener en garantía un pagaré firmado hasta por la cantidad de la línea de crédito que se haya establecido (FR-TE-19 “Pagaré de límites de crédito en tarjetas corporativas”) y haber firmado de recibido (FR-TE-19 “Carta acuerdo recepción tarjeta de crédito”) la entrega de dicha tarjeta. Es responsabilidad del Jefe de Recursos Humanos tener bajo su custodia el control de estos documentos.
10.2.2 Uso de tarjeta de crédito corporativa
El uso de las tarjetas de crédito corporativas está restringido a gastos de viaje o de procura relacionados con la empresa. Los gastos de viaje incluyen: hospedaje, transportación, comidas, renta de vehículos, gasolina, reparaciones de vehículos en caso de emergencia, etc. Los gastos de procura incluyen: servicios por internet, compras de emergencia, etc. En ningún caso la tarjeta podrá ser usada para algún fin diferente o para uso personal.
El uso de la tarjeta de crédito corporativa es responsabilidad de la persona a la que se le asignó, en el caso de hacer mal uso de esta, se podrá cancelará la tarjeta, suspender a la persona o cualquier acción que la empresa vea que sea adecuada. Se cobrarán de manera inmediata el monto de los gastos no autorizados, reservándose la empresa el derecho de deducirlo por nómina. Es responsabilidad del usuario el de comprobar los gastos efectuados con la tarjeta de crédito corporativa a más tardar en la fecha de pago de la empresa, de lo contrario la empresa se reserva el derecho de descontar los gastos efectuados por nómina.
10.2.3 Administración de las tarjetas de crédito corporativas
Es responsabilidad de Tesorero tener al día todo lo referente al control de las tarjetas de crédito corporativas. El Director General o el Director de Desarrollo Estratégico pueden cancelar cualquier tarjeta de crédito en cualquier momento. El Tesorero es el responsable de la administración de las tarjetas, donde se incluye: contacto con el proveedor de las tarjetas, pago de los estados de cuenta, tramitar la emisión de tarjetas nuevas, incremento o reducciones de límites de crédito, reemplazos y cancelaciones.
El aseguramiento del uso adecuado y de los importes máximos autorizados de gastos de tarjetas de crédito, es responsabilidad del Contralor.
10.2.4 Autorización de gastos en tarjetas de crédito corporativo
El Gerente del Área debe de autorizar los gastos efectuados por el personal de su gerencia. En caso de gastos realizados por Gerentes de Área estos deben de autorizados por el Director General. Contador General debe verificar que cuente con los comprobantes de todos los gastos realizados contra el estado de cuenta de la tarjeta de crédito. En caso de que algún gasto no se encuentre debidamente comprobado se podrá descontar vía nómina.
DEFINICIONES
- Consejo de la empresa: el consejo está definido en las actas de las asambleas de la empresa que son resguardadas por el la Secretaria de Dirección.
- Gerencia de ventas: cualquier miembro de la Dirección Comercial.
- Tesorería: cualquier miembro del departamento de Tesorería.
- Departamento de compras: cualquier miembro del departamento de Compras.
- Gerentes de las sucursales: Gerente de Ventas Zona de Guadalajara o México.
- Administradores de Ventas de las Sucursales: Pueden ser el Administrador de Ventas de la Sucursal de Guadalajara o Mexico.
- Dueño de Área: Director General, Director Comercial, Gerente de Tecnología, Gerente de Planta, Director de Desarrollo Estratégico dependiendo del puesto responsable del fondo de operación diaria.
